Processi aziendali: 10 consigli per ottimizzare l’efficienza

Cosa sono e a cosa servono i processi aziendali

Ricercare soluzioni efficaci che permettano di ottimizzare l’efficienza dei processi aziendali è una pratica all’ordine del giorno per qualsiasi organizzazione. Risparmiare tempo e denaro infatti, deve essere uno degli obiettivi primari di qualsiasi impresa, anche perché permette di rimanere competitivi sul mercato. Alcune di queste soluzioni sono dei semplici accorgimenti, mentre altre richiedono l’utilizzo di strumenti idonei.

In linea generale, quando si parla di processo aziendale, si intende quelle attività svolte all’interno di una impresa che interessano la gestione operativa e la pianificazione dei flussi interni.

Migliorare i processi aziendali: 10 consigli pratici

Vediamo insieme 10 consigli pratici per migliorare l’efficienza dei flussi aziendali:

Sfruttare le potenzialità della comunicazione verbale

Per molti anni si è detto che le comunicazioni scritte permettono di non perdere informazioni preziose durante il passaggio di mani. Effettivamente ciò è veritiero, ma in alcuni casi le e-mail ad esempio, risultano controproducenti. Scrivere e rileggere quanto scritto, correggere ma anche rispondere, sono tutte azioni che richiedono molto tempo, che invece può essere risparmiato con la comunicazione verbale.

Parlare di persona, o quando non è possibile utilizzare canali come telefono o meglio ancora video chiamate, permette di mantenere vivi i rapporti nonché un confronto più costruttivo. Tra l’altro questo accorgimento è valido sia nelle comunicazioni interne che in quelle verso l’esterno con clienti e fornitori. Eventualmente si può pensare di tenere una comunicazione scritta parallela per le informazioni davvero rilevanti.

Ottimizzare i processi aziendali: i vantaggi dell’home banking

Molte piccole realtà aziendali, spesso a conduzione familiare, ancora non sfruttano pienamente i vantaggi offerti dall’home banking. In alcune situazioni gli imprenditori ancora controllano personalmente, magari recandosi allo sportello bancario o telefonicamente, che i bonifici dei clienti siano stati effettuati. Questa pratica conduce ad un grandissimo spreco di tempo, quindi di denaro.

Gli evoluti sistemi di home banking sono oramai alla portata di tutti anche per difficoltà di utilizzo, sono veloci, e soprattutto quasi totalmente gratuiti. Tutte caratteristiche che meritano la massima attenzione da parte delle aziende che hanno come obiettivo l’efficientamento dei processi aziendali. Senza dimenticare che l’home banking permette di accedere in pochi secondi alla cronologia di tutte le operazioni.

Intensificare la presenza online

Essere presenti sul web è importante, e questo è un concetto oramai chiaro a chiunque. Le potenzialità di internet sono infinite, e tra i principali vantaggi troviamo quello di farsi trovare da nuovi clienti. Molte aziende però, hanno siti web poco fruibili da mobile, o mal posizionati sui motori di ricerca. La gestione dei processi aziendali passa dunque anche da un aumento della presenza online.

Un buon consiglio in tal senso, è quello di rivolgersi ad una Web Agency realmente specializzata in servizi SEO che sia in grado di ottimizzare la piattaforma per renderla visibile e posizionandola per parole chiave. In parole povere gli utenti non dovranno trovare il sito solamente digitando l’url, ma anche effettuando ricerche legate all’attività aziendale. Inutile sottolineare come questi significhi sfruttare al meglio il budget.

Come migliorare i flussi aziendali: il software gestionale

Utilizzare un gestionale aziendale è di fondamentale importanza per ottimizzare i flussi aziendali in qualsiasi contesto aziendale. Un programma di questo tipo è necessario per tutte quelle aziende che intendono rimanere competitive sul mercato. Un software gestionale erp non è altro che un applicativo che consente all’azienda di svilupparsi in maniera razionale, raggiungendo il massimo dell’efficienza possibile.

Diversi sono gli ambiti presi in considerazione da un gestionale: produzione, marketing, amministrazione, magazzino, contabilità, ed altri ancora. Ma come scegliere un erp? Innanzitutto è opportuno ragionare sul lungo termine, e non pensare alla spesa come ad un costo ma come ad un investimento che può rivelarsi molto profittevole. In secondo luogo sarebbe preferibile scegliere una soluzione cloud.

Un erp cloud permette di risparmiare sul costo dell’infrastruttura, e di pagare solamente una quota mensile comprensiva di tutto. Oltre a queste raccomandazioni primarie, anche considerare la possibilità che il gestionale possa lavorare in modalità multi device è altrettanto importante. Il canale mobile non può più essere trascurato da nessuna organizzazione che intenda realmente ottimizzare i processi aziendali.

Eliminare i clienti “tossici”

Non tutti i clienti sono uguali, e su questa considerazione probabilmente nessuno avrà da ridire. Alcuni regalano moltissime soddisfazioni, ma altri si rivelano “tossici”, perché magari hanno l’abitudine di pagare sempre in ritardo, e sono soliti trovare di continuo scuse in tal senso. Questo significa sprecare moltissimo tempo in telefonate, e-mail, incontri, e tutto quanto necessario per ottenere i pagamenti.

Può apparire difficile rinunciare ad alcuni clienti e disdire contratti, perché all’apparenza sembra quasi di privarsi di future entrate economiche. In realtà però, senza doversi preoccupare di gestire queste situazioni così problematiche, si libera moltissimo tempo che può essere impiegato in maniera più costruttiva e soprattutto remunerativa, magari cercando nuovi contatti in grado di garantire entrate puntuali.

Imparare a delegare compiti ai collaboratori

Soprattutto nelle piccole realtà aziendali, l’abitudine dell’imprenditore è quella di farsi carico di ogni compito e di gestire ogni aspetto dell’azienda. Per quanto la figura possa essere in gamba però, prima o poi arriverà un momento di “saturazione”. In queste situazioni l’errore è sempre dietro l’angolo. Proprio per questo motivo è importante delegare compiti ai collaboratori.

Chiaramente prima di arrivare a questa fase, è fondamentale che la selezione del personale venga svolta con accuratezza e che i proprio dipendenti siano davvero capaci. Agendo in questa direzione, sarà possibile rimanere più sereni spostando l’attenzione solamente su quelle realmente strategiche per l’azienda, e che siano in grado di rivelarsi profittevoli per il business.

Utilizzare un CRM per aumentare le vendite

Le potenzialità di un software CRM sono sfruttate già da diverso tempo nelle grandi realtà aziendali, ma decisamente meno nella piccola imprenditoria. Un CRM permette di avere con la massima immediatezza una precisa e chiara visione della situazione generale legata ai vari contratti. Attraverso un sistema di questo tipo sarà possibile evitare di fossilizzarsi solo ed esclusivamente sulla ricerca di nuovi clienti.

Molto spesso infatti, si pensa che l’unico modo per ottimizzare i profitti sia proprio quello di aumentare la base della clientela. Questo concetto è erroneo, perché per quanto i nuovi clienti siano comunque una linfa vitale, altrettanto importante è fidelizzare quelli più “anziani”. Un CRM conserva sostanzialmente la cronologia di ogni cliente e di conseguenza permette di conoscerne le abitudini di acquisto e le eventuali intenzioni.

Scegliere una connessione internet performante

Potrà apparire come un consiglio minore utile per migliorare l’efficienza dei processi aziendali, ma in realtà avere una connessione internet stabile e di qualità è essenziale. Tutto il tempo perso aspettando il caricamento delle pagine, e quello necessario per i download o per l’upload degli allegati e-mail, potrebbe essere impiegato diversamente. Oltre a questo, in ambito aziendale sarebbe sempre opportuno avere anche una seconda linea internet di emergenza in grado di intervenire nel caso la prima mostrasse dei malfunzionamenti.

Selezionare solamente le richieste importanti

Soprattutto nei contesti aziendali di piccole dimensioni, molto spesso gli imprenditori sono sommersi da decine di richieste di ogni tipo nella loro quotidianità. È dunque fondamentale imparare a selezionare e soddisfare solo quelle realmente remunerative e importanti, evitando di disperdere tempo, energie e risorse in quelle infruttuose. Il consiglio in questo caso è quello di prepararsi ogni giorno una scaletta delle cose da fare, sfoltendola fino a renderla pienamente gestibile. Parola d’ordine? Eliminare il superfluo.

Sostituire gli incontri di persona con video chiamate e telefonate

Abbiamo detto che la comunicazione verbale, quando possibile, è da preferirsi rispetto a quella scritta per molti motivi, soprattutto perché permette di mantenere vivi i rapporti e consente di risparmiare tempo. Incontrarsi di persona però, molto spesso richiede comunque del tempo. La soluzione in questo caso, proviene dalla tecnologia. Quando possibile, è preferibile utilizzare strumenti come quello delle video chiamate, sia per gli incontri con i clienti, che per le riunioni con i collaboratori.

---